TQC dan PPIC

 TQC

Pada periode 1960, cara-cara statistik dalam mengendalikan kualitas mulai dilakukan walaupun tidak di semua industri manufaktur di AS, misalnya dalam menerima barang (acceptance sampling), dan dalam mengendalikan proses dengan peta kontrol. ‘Military standard’ yang dikembangkan industri militer Amerika Serikat selama perang dunia ke II, telah menggunakan konsep statistik untuk menerima barang. Terkait dengan pengendalian kualitas secara statistik ini, Peter Drucker meramalkan bahwa statistical quality control akan digunakan pada banyak perusahaan manufaktur di tahun 1999 bersama-sama dengan activity based costing, dan sistem informasi yang bersifat integral menghubungkan pasar dengan produsennya. Sampai dengan tahun 1975, Feigenbaum mulai dikenal karena tulisannya ‘Total Quality Control: Engineering and Management’ (1960) yang intinya adalah untuk mencapai kualitas prima dari sebuah produk diperlukan kerjasama dari seluruh pengelola fungsi suatu organisasi dan satuan organisasi yang menangani masalah kualitas harus mempuayai wewenang yang besar. Pengelola kualitas harus diberi jabatan/tempat sejajar dengan manajer-manajer menengah lainnya, tidak sebagaimana sediakala dimana manajer kualitas di bawah bayangan manajer pabrik sehingga kualitas dipersepsikan secara relatif subyektif. Pandangan Feigenbaum ini menarik perhatian kalangan pengelola mutu.

Konsep TQC (Total Quality Control) yang dilontarkannya adalah sebagai berikut: "Total Quality Control is an effective system for integrating the quality development, quality improvement efforts of the various groups in an organization so as to enable production and service at the most economical levels which allow for full customer satisfaction". Konsep dengan nama total kualitas ini kebetulan cocok dengan sifat partisipatif yang akarnya kuat pada masyarakat Jepang. Masyarakat industri Jepang sendiri, sejak 1950-an telah diperkenalkan dengan teknik-teknik meningkatkan kualitas produknya oleh Amerika atas prakarsa Jenderal Mac Arthur dalam rangka politik budi baik.

Pada saat itu yang dikirim adalah Deming (terkenal dengan Plan Do Check Action Wheel) dan Juran (terkenal dengan quality is a fitness for use). Oleh pihak industri Jepang, konsep Total Quality Control tersebut dikembangkan menjadi ‘Total Quality Control-Organizational Wide and Total Quality Management’, dan bahkan dituliskan secara resmi sebagai bagian dari buku pedoman standar industrinya JIS (Japanese Industrial Standard) Z8101

Goetsch dan Davis mengungkapkan sepuluh unsur utama (karakteristik) total quality control, sebagai berikut:

1. Fokus Pada Pelanggan

Dalam TQC, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa.

2. Obsesi Terhadap Kualitas

Dalam organisasi yang menerapkan TQC, penentu akhir kualitas pelanggan internal dan eksternal. Dengan kualitas yang ditetapkan tersebut, organisasi harus terobsesi untuk memenuhi atau melebihi apa yang ditentukan tersebut.

3. Pendekatan Ilmiah

Pendekatan ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQC, terutama untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut. Dengan demikian data diperlukan dan dipergunakan dalam menyusun patok duga (benchmark), memantau prestasi, dan melaksanakan perbaikan.

4. Komitmen jangka Panjang

TQM merupakan paradigma baru dalam melaksanakan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya perusahaan yang baru pula. Oleh karena itu komitmen jangka panjang sangat penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQC dapat berjalan dengan sukses.

5. Kerja sama Team (Teamwork)

Dalam organisasi yang menerapkan TQC, kerja sama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok lembaga-lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitarnya.

6. Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan hal yang penting dalam penerapan TQC. Pemberdayaan bukan sekedar melibatkan karyawan tetapi juga melibatkan mereka dengan memberikan pengaruh yang sungguh berarti.

Pengukuran Kinerja Mutu berdasarkan TQC

Dalam pengukuran kinerja mutu berdasarkan TQC parameternya tidak ditetapkan secara internal namun didikte berdasarkan persyaratan-persyaratan pelanggan dan tekanan kekuatan pasar.

Pengukuran kinerja mutu berdasarkan Total Quality Control meliputi:

• Kinerja Mutu Finansial

Alat yang digunakan dalam pengukuran kinerja mutu finansial berdasarkan TQC dalah dengan menggunakan laporan biaya mutu yang terdiri dari: Pertama, Biaya Penilaian (apraisal costs), yaitu biaya-biaya inspeksi, pengujian, dan tugas lain yang memastikan bahwa produk atau proses dapat diterima. Kedua, Biaya Pencegahan (prevention costs), yaitu jumlah dari semua biaya untuk mencegah kerusakan, seperti biaya-biaya untuk mengidentifikasi penyebab kerusakan, untuk mengimplementasi tindakan korektif untuk menghilangkan penyebab, untuk melatih personel, untuk mendesain kembali produk atau sistem, dan untuk perelatan dalam modifikasi baru.

Ketiga, Biaya Kegagalan, yang terdiri dari atas Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Costs), yaitu biaya-biaya yang terjadi dalam sistem: kerusakan produk, pengerjaan ulang, reparasi; dan Biaya Kegagalan Eksternal (Eksternal Failure Costs), yaitu biaya-biaya kerusakan yang melewati sistem: penggantian jaminan pelanggan, kehilangan pelanggan atau nama baik (goodwill), keluhan penanganan, dan reparasi produk.

• Kinerja Mutu Non Finansial

Alat yang digunakan dalam mengukur kinerja mutu non-finansial berdasarkan TQC adalah dengan melihat: Pertama, Produk Yang Tidak Sesuai (Non Conforming Product). Kedua, Tingkat kepuasan pelanggan yang dilihat berdasarkan jumlah surat keluhan pelanggan. Ketiga, Rasio pergantian pegawai. TQC dalam pengukuran kinerja mutu memainkan peranan yang kritis dalam usaha meningkatkan mutu dan produktivitas karena bisa merefleksikan hal-hal berikut:

• Menghilangkan defisiensi dalam proses
• Memenuhi persyaratan-persyaratan pelanggan
• Menunjukkan area-area yang perlu perbaikan.
• Memberi umpan balik bagi tindakan perbaikan yang telah diambil.
• Menilai dan mengevaluasi kinerja mutu secara akurat.
• Didesain, dikembangkan dan dipertahankan oleh pihak-pihak yang bersangkutan dengan proses/aktivitas tersebut.

 PPIC

PPIC merupakan suatu metode perencanaan produksi dan penanganan material. Setiap perusahaan mempunyai sistem produksi masing-masing. Perusahaan manufaktur mempunyai perencanaan produksi tentang produknya apakah spare part atau produk komplit. PPIC merupakan suatu sistem perencanaan, pengendalian dan alat untuk mengambil keputusan. Apa saja yang termasuk dalam sistem PPIC, beberapa hal yang merupakan komponen sistem PPIC dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :

Dari beberapa komponen di atas ada satu komponen yang merupakan komponen yang sangat penting yaitu material planning atau inventory management. Mengapa inventory management sangat begitu penting? Inventory management merupakan sistem penanganan material/bahan baku dalam proses produksi. Sadar atau gak, material merupakan komponen cost yang paling besar porsinya dalam penentuan harga suatu produk, apapun produk yang dijual, material merupakan komponen harga pokok produksi yang paling besar. Apakah perusahaan manufaktur, jasa perawatan pesawat atau industri jasa.

PPIC / Production Planning & Inventory Control

Pada intinya, PPIC bekerja sesuai dengan kaidah empat sehat lima sempurna. Empat sehatnya adalah PDCA (Planing, Doing, Control, Action). Sedang lima sempurnanya adalah Continous Improvement atau perbaikan terus – menerus. Secara ringkas dapat digambarkan sbb :

Planning

Semua komponen sistem manajemen harus dipersiapkan. Makanya PPIC sering disebut Pemersiap Kerja atau Peteknik Industri. Adapun hal – hal yang biasanya dipersiapkan meliputi 5 unsur pokok, yaitu 5M (Man, Money, Material, Machine, Methode).

Man : personil yang dibutuhkan untuk menempati masing – masing stasiun kerja harus dipersiapkan dan ditetapkan kebutuhannya sesuai dengan Standart kompetensi yang seharusnya.

Money : maksudnya bukan uang, tetapi biaya. Artinya perencanaan biaya, atau lebih fokus pada penentuan Harga Pokok Produk. Pada perusahaan besar, bagian cost accounting sudah termasuk merencanakan harga pokok produk.

Material : Bahan baku, bahan pendukung dll harus direncanakan kebutuhannya dan dikendalikan persediaan / stoknya. Sediaan yang banyak belum tentu efisien. Banyak metode – metode yang bisa dipergunakan dalam menentukan rencana kebutuhan dan tingkat sediaan yang tepat. Salah satunya dengan metode MRP (Material Requirement Planning).

Machine : Pada masing – masing stasiun kerja harus ditetapkan spesifikasi dan jumlah mesin yang diperlukan berikut tata letak / layout yang tepat agar tercapai efisiensi dan tidak ada pemborosan karena handling / transportasi serta tidak terjadi arus balik (proses berulang).

Methode : Menetapkan sasaran / target dan strategi masing – masing stasiun kerja. Pembuatan prosedur kerja dan petunjuk teknis / manual instruction yang dilengkapi dengan peralatan / tooling yang diperlukan. Standart Mutu Produk perlu ditetapkan untuk menjaga kestabilan kualitas.

Dengan 5M tersebut, pada akhirnya PPIC dituntuk untuk bisa membuat jadwal produksi yang sesuai dan waktu pengiriman yang tepat.

Doing

Yaitu proses realisasi dari perencanaan / planning. Dimulai dari pembuatan surat perintah kerja, pendelegasian tugas dan wewenang masing – masing seksi serta mensosialisasikan spek – spek perencanaan lewat media presentasi kepada jajaran produksi. Bagian produksi melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaannya.

Controll

Proses selanjutnya adalah pengendalian pelaksanaan pekerjaan. Bagian PPIC bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi. Mutu / kualitas hasil kerja tiap stasiun kerja dipantau dan dikendalikan sesuai dengan standart mutu produk yang telah ditetapkan. Pada intinya, proses control adalah memastikan bahwa realisasi produk telah sesuai dengan yang direncanakan. Setiap ketidaksesuaian dicatat sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan berikutnya.

Action

Action adalah melakukan tindakan pencegahan dan atau perbaikan. Semua ketidaksesuaian yang telah tercatat dianalisa untuk ditetapkan tindakan apa yang harus dilakukan. Prinsip skala prioritas harus dipakai dalam menentukan tindakan mana yang harus didahulukan. Metode kerjanya biasanya dengan Brainstorming, Diagram Pareto, Diagram Fishbone dll.

Pengukuran kinerja PPIC

Manajemen kinerja adalah proses komunikasi yang berlangsung terus-menerus yang dilaksanakan berdasarkan kemitraan antara seorang karyawan dengan penyelia langsungnya. Salah satu metode pengukuran kinerja yaitu Balanced Scorecard. Balanced Scorecard merupakan instrument yang dibutuhkan untuk mengemudikan perusahaan menuju kepada keberhasilan persaingan masa depan, dengan menerjemahkan misi dan strategi perusahaan ke dalam seperangkat ukuran menyeluruh yang memberi kerangka kerja bagi pengukuran dan sistem manajemen strategis.

Balanced Scorecard merupakan sistem manajemen bagi perusahaan untuk berinvestasi dalam jangka panjang untuk pelanggan (customer), pembelajaran dan pertumbuhan karyawan, termasuk manajemen (learning and growth), proses bisnis internal (sistem) demi memperoleh hasil-hasil finansial yang memungkinkan perkembangan organisasi bisnis daripada sekedar mengelola bottom line untuk memacu hasil-hasil jangka pendek.

Balanced Scorecard (BSC) perlu terus dipantau karena akan mengarahkan karyawan terhadap faktor-faktor sukses kunci untuk membangun kesuksesan masa kini dan masa yang akan datang. Evaluasi terhadap sistem pengukuran kinerja perusahaan sangat penting untuk dilakukan. Evaluasi dilakukan melalui survei mencakup berbagai tolok ukur dan sistem pengukuran yang digunakan organisasi atau perusahaan saat ini. Dengan melengkapi berbagai instrument yang didasarkan pada the Baldrige Criteria, terlihat karakteristik suatu sistem pengukuran yang efektif dan seberapa jauh organisasi atau perusahaan terlibat dalam standart dan praktik BSC yang ada.

·         Selanjutnya alat ukur yang baik akan memberikan informasi yang tepat mengenai perkembangan perusahaan dan indikator-indikator apa saja yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan secara menyeluruh. Informasi ini digunakan untuk mengetahui posisi perusahaan di masa sekarang untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan untuk menentukan posisi perusahaan dimasa depan.

·         Pengukuran kinerja perusahaan bertujuan untuk melihat sejauh mana perkembangan perusahaan. Sehingga dibutuhkan sebuah sistem pengukuran kinerja yang tepat dan memadai. Perbaikan tidak dapat dilakukan tanpa pengetahuan mengenai kondisi yang ada sekarang.