BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Dalam
lingkungan bisnis yang rumit dan kompetitif secara global sekarang ini,
tujuan-tujuan organisasi, seperti pertumbuhan dan profitabilitas, telah
digabungkan dengan manajemen mutu
baru yang tidak dapat tidak harus dilakukan. Organisasi-organisasi kini memilih
untuk beroperasi dalam kerangka kerja manajemen mutu dan sertifikasi yang komprehensif,
yang melindungi marjinal keuntungan dan kepentingan-kepentingan lain
stakeholder yang kritis. Banyak organisasi/perusahaan
yang membuahkan sukses dalam mencapai hasil ini dengan mengimplementasikan
suatu pendekatan manajemen terpadu melalui suatu Sistem Manajemen Mutu yang sistematis.
Mengapa
ISO 9001 merupakan Standar Manajemen Mutu
yang paling terkenal di dunia? Pendekatan ISO 9001 memberikan suatu kerangka
kerja yang komprehensif untuk menjadi tempat tumpuan proses-proses yang
membantu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan utama bisnis. ISO 9001 telah
mendapat pengakuan luas secara internasional karena telah mengeluarkan hampir
sejuta sertifikat ke seluruh dunia. Sistem-sistem manajemen yang memenuhi
persyaratan bisnis ISO 9001 telah diterapkan di segala macam industri, dari
organisasi-organisasi manufaktur sampai ke layanan profesional. Tingkat
pengakuan dan penerimaan ini merupakan cermin dari fleksibilitas dan nilai
praktis yang telah terbukti dan yang telah diberikan kepada berbagai macam
bisnis.
Dengan penerapan suatu sistem mutu
tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa
dampak positif bagi bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk
atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat
kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu
produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha
mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau
penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh
positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan
anggaran, meminimalkan biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya
keuntungan perusahaan secara signifikan.
1.2 Rumusan
Masalah
Dari latar belakang Sistem Manajemen Mutu serta Sertifikasinya diatas, kami
dapat merumuskan beberapa masalah
sebagai berikut:
1. Bagaimanakah
penerapan standarisasi system manajemen mutu pada perusahaan – perusahaan di
Indonesia dewasa ini ?
2. Masalah
apakah yang sering ditemukan dalam penerapan system manajemen mutu di Indonesia
?
3. Manfaat
apakah yang diterima oleh perusahan setelah menerapkan sertifikasi system manajemen mutu ?
4. Apakah
terdapat suatu lembaga yang menangani sertifikasi siatem manajemen mutu di
Indonesia ?
1.3 Tujuan :
Tujuan dari penulisan
makalah ini adalah:
1. Mampu mendefinisikan tentang system
manajemen mutu
2. Memahami penerapan – penerapan
system manajemen mutu serta sertifikasi di Indonesia
3. Untuk
mengetahui manfaat yang diperoleh perusahaan setelah mengimplementasikan system
manajemen mutu
4. Agar
mengetahui spesifikasi struktur lembaga sertifikasi manajemen mutu di Indonesia
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1
Definisi
Sistem Manajemen Mutu
Manajemen
secara etimologi yang diambil dari kata “to manage”, berarti mengurus,
mengatur, melaksanakan atau mengelola. Secara terminologi, manajemen merupakan
proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengontrolan terhadap
sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya yang lain guna mencapai tujuan secara
efektif dan efisien.
Mutu
adalah sebuah proses terstruktur untuk memperbaiki keluaran yang dihasilkan. Menurut
Stephan Uselac, mutu bukan hanya produk dan jasa saja, namun juga mencakup
proses, lingkungan dan manusia. Jadi, mutu dapat didefinisikan sebagai suatu
kondisi yang berhubungan dengan produk, jasa, proses, lingkungan dan manusia
untuk memperbaiki keluaran yang dihasilkan guna memenuhi kebutuhan pelanggan. Pada dasarnya manajemen
mutu dapat didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performance secara
terus-menerus (continous performance
improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area
fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua SDM dan modal yang
tersedia.
ISO 8402 (Quality Vocabulary)
mendefinisikan manajemen mutu sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen
secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan mutu, serta menerapankannya
melalui alat-alat seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, jaminan mutu,
dan peningkatan mutu. Tanggung jawab untuk manajemen mutu ada pada semua level
dari manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top management), dan penerapannya harus
melibatkan semua anggota organisasi.
Sedangkan manajemen mutu menurut
Santoso dalam buku Total Quality Management (TQM), merupakan sistem manajemen
yang mengangkat mutu sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan
dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Sistem adalah sebuah
kesatuan yang utuh dengan bagian-bagiannya yang tersusun secara sistematis,
yang mempunyai relasi satu dengan yang lain, dan yang sesuai dengan konteksnya.
Jadi, ciri-ciri sistem ialah pertama, merupakan suatu kebulatan, kedua,
mempunyai bagian-bagian yang disebut sub sistem, ketiga, bagian-bagian tersebut
mempunyai relasi satu dengan yang lain, dan keempat, selalu berada pada
konteksnya yaitu lingkungannya atau latar belakangnya.
Sistem manajemen mutu adalah sistem
yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (pernyataan resmi oleh manajemen
puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan
sasaran mutu (segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran
atau target pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya).
ISO 9000 merupakan standar mutu yang
sangat populer di seluruh dunia. ISO 9000 adalah suatu standar internasional
untuk sistem manajemen mutu. Standar tersebut menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi yang mendasar bagi organisasi apapun
yang berminat untuk menerapkan standar ini. Berdasarkan definisi
tersebut, maka sistem manajemen mutu ISO 9000 dapat didefinisikan sebagai
standar sistem manajemen mutu yang mengelola proses pencapaian mutu. Sistem
tersebut mengatur hubungan antara supplier, lembaga, dan konsumen. Oleh karena
itu, sistem manajemen mutu ISO 9000 sama sekali tidak berbicara tentang mutu
suatu produk, tetapi berbicara tentang proses pencapaian suatu tingkat mutu
tertentu. Hal ini mengisyaratkan bahwa lembaga yang akan mengadopsi sistem
tersebut perlu menetapkan spesifikasi/persyaratan/ karakteristik mutu produk
dan prosesnya.
Suatu organisasi harus memastikan
penetapan proses, bagaimana proses tersebut saling berinteraksi, sumber daya
apa yang diperlukan untuk menyajikan produk dan bagaimana pro sesnya diukur
serta ditingkatkan. Jika hal-hal tersebut telah ditetapkan, maka diperlukan
penetapan suatu sistem pengendalian dokumentasi bersama pedoman mutu dan
pengendalian terhadap catatannya.
Sistem manajemen mutu ISO 9000
merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk
manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan
produk (barang dan/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan
dan organisasi.
2.2 Karakteristik dari Sistem Manajemen Mutu
Sistem
manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas- aktivitas dalam
organisasi modern. Mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama:
(1)
transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju keunggulan,
(2)
product-based quality adalah suatu atribut produk yang memenuhi mutu,
(3)
user-based quality adalah kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk,
(4)
manufacturing-based quality adalah kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan
standar
(5)
value- based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang
kompetitif.
Sistem
manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat
proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula
bahwa banyak sistem manajemen mutu tidak akan efektif 100% pada pencegahan
semata, sehingga sistem manajemen mutu berlandaskan pada tindakan korektif
terhadap masalah-masalah yang ditemukan.
Sistem manajemen mutu mencakup
elemen-elemen, yaitu: tujuan (objectives),
pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok-pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan
balik dan umpan maju (measurements for
feedback and feedforward). Elemen-elemen tersebut dalam akronim bahasa
Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM (Suppliers,
Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectives, and Measurements).
Jadi,
dari keempat karakteristik tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem
manajemen mutu tercakup dalam suatu lingkup yang luas yang berfokus pada
konsistensi dari proses kerja dan berlandaskan pada pencegahan kesalahan dengan
cara perbaikan terus-menerus yang mencakup beberapa elemen yang disingkat
dengan SIPOCOM.
2.3 Lembaga Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu
B4T – Quality System
Certification ( B4T - QSC ) adalah suatu lembaga sertifikasi di B4T yang
memberikan layanan jasa sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan
sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 kepada perusahaan atau organisasi
yang telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 atau sistem manajemen
lingkungan ISO 14001:2004 melalui kegiatan penilaian sistem, sekaligus
memberikan hasil nilai positif kepada perusahaan yang berguna untuk mengadakan
perbaikan secara menyeluruh dalam rangka mencapai tujuan perusahaan dengan
kinerja proses yang lebih efektif dan efisien serta akan diperoleh keuntungan
lain oleh perusahaan yaitu kepastian mutu dan kepuasan pelanggan.
B4T - QSC adalah lembaga
sertifikasi sistem mutu pertama di Indonesia yang telah diakreditasi oleh
Komite Akreditasi Nasional ( KAN ) yaitu sejak tahun 1994. Kami adalah pihak
ketiga yang memiliki komitmen untuk memberikan jasa sertifikasi yang
komprehensif, objektif, tidak berpihak dan bebas dari konflik kepentingan.
Kepastian dan kepuasan pelanggan menjadi tujuan utama jasa kami.
B4T – QSC telah diakui
internasional melalui kesepakatan yang dinyatakan dalam Pacific Accreditation
Cooperation (PAC) and International Accreditation Forum (IAF), penandatanganan
Multilateral Recognition Arrangement (MLA) untuk sistem manajemen mutu sejak
tahun 2000, negara yang terlibat adalah ; USA, Australia, New Zealand,
Singapore, Japan, Canada, Thailand, RRC, Taiwan/China Taipe, Europe dan
sebagainya.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1
Penerapan Standarisasi Sistem Manajemen
Mutu di Berbagai Perusahaan Indonesia Dewasa ini
Implementasi
standar sistem manajemen mutu (Quality Management System) ISO 9001 merupakan
solusi yang tidak bisa ditawar lagi bagi suatu organisasi baik pemerintah
maupun swasta untuk bisa berdaya saing di era global. Standar ini merupakan
sarana atau sebagai alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan
Total Quality Control. Sehingga efektifitas dan efisiensi pekerjaan dapat
tercapai.
Sertifikasi
sistem manajemen mutu ISO 9001 –dalam hal ini 9001:2008— bukanlah suatu yang
didapat dalam sekejap, namun hasil usaha perbaikan oleh semua pihak yang ada
dalam suatu organisasi. Pasalnya sertifikasi itu merupakan bentuk pengakuan
dari pihak independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem
manajemen mutu yang menjadi acuannya. Setidaknya, di Indonesia ini sudah lebih
dari 5000 perusahaan yang telah meraih dan mempertahankan ISO 9001 sebagai best
practice sistem manajemen mutu.
Menurut
Ir Tribudi S Widodo, Business Center Manager Llyod’s Register Indonesia, adanya
sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar tersebut benar-benar sudah
diterapkan. Tapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan
menjadi tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi karena
diminta oleh mitra kerjanya tanpa disertai upaya untuk melakukan peningkatan
atas kinerja sistemnya. “Dibutuhkan komitmen dan konsistensi dalam menerapkan
sistem manajemen mutu,” tegasnya.
Nah,
menurut Budi, di era globalisasi ini tantangan terbesar bagi suatu negara yang
tidak concern terhadap standar mutu, akan dilihat sebelah mata oleh pihak lain.
Pasalnya, hampir organisasi baik itu pemerintah atau swasta di negara-negara
maju juga di negara-negara berkembang sudah menerapkan sistem manajemen mutu
ISO 9001.
Setidaknya,
dengan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001 –yang menjadi frame work bagi
ISO lainnya— organisasi akan memperoleh beberapa manfaat. Diantaranya, mampu
membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang
terdokumentasi. Kemudian bisa meningkatkan semangat kerja personel karena
adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi. Disamping itu dipahaminya
berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi
serta meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan. Dan yang
terpenting yakni termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra
kerja maupun konsumen. Dalam upaya penerapan sistem manajemen mutu secara
efektif, maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan
mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik
secara intern maupun ekstern. Selain itu, perlunya kemampuan dalam meningkatkan
secara terus menerus efektifitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga
dapat memberikan hasil yang maksimal sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang
telah ditetapkan. Perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu
didukung oleh semua personel yang terlibat dalam penerapan sistem ini. “Harus
ada continue improvement,” tandas assessor senior ini.
3.2
Masalah yang Sering Timbul dari Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Masalah
yang sering terjadi hingga detik ini masih saja ada organisasi baik itu
pemerintah maupun swasta yang menerapkan sistem manajemen mutu hanya sebatas
usaha untuk memuaskan badan sertifikasi serta meraih dan mempertahankan ‘citra’
ISO 9001. Tak heran bila, sebagian besar penerapan quality management system di
beberapa perusahaan tampak ‘berjalan ditempat’ dan tidak ada upaya guna
mencapai sasaran lanjutan dalam meningkatkan daya saing serta daya jual
perusahaan.
Buktinya,
dalam pengamatan Budi, dari ribuan sertifikasi ISO 9001 yang diterbitkan oleh
lembaga yang berwenang hanya 30 persen saja yang benar-benar menerapkan.
Sisanya yang 70 persen hanya karena tuntutan pelanggan, sekedar untuk keperluan
marketing tools, atau jaga gengsi karena pesaing bisnisnya telah
bersertifikat.
Padahal,
dengan diraihnya pengakuan ISO 9001 diharapkan menjadi suatu sasaran awal
perusahaan dalam penerapan sistem manajemen mutu. Sedangkan sasaran pokok
perusahaan adalah continual business improvement (peningkatan bisnis berkelanjutan) guna
memenuhi target bisnis di masa datang. Sehingga penting tidaknya, pengakuan ISO
9001 dapat dilihat niat awal dari perusahaan dalam meraihnya. Di samping itu
konsistensi dari perusahaan tersebut terhadap sertifikat yang diperolehnya.
“Terlepas dari apakah, sertifikasi ISO 9001 itu hanya digunakan sebagai
marketing tools misalnya, harus tetap konsisten untuk diterapkan,”
imbuhnya.
Karena
ISO 9001 yang berorientasi pada proses, maka setiap masalah akan bisa
terdeteksi di awal dan tidak hanya tindakan perbaikan yang akan dilakukan,
namun standar ISO 9001 juga mengatur mengenai tindakan pencegahannya. Dengan
demikian, kata Budi, implementasi standar ISO 9001 akan memberikan manfaat yang
besar dalam meningkatkan kinerja suatu organisasi dalam upaya mewujudkan
pelayanan prima kepada mitra kerjanya. “ISO 9001 sarana untuk mengembangkan
fondasi yang kuat bagi suatu organisasi,” terangnya.
3.3
Manfaat yang Diperoleh Perusahaan Setelah Melakukan Sertifikasi
Sistem
Manajemen Mutu
ISO 9001: 2000 menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu
sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan
memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang
ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan
kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang di-kontrak itu
bertanggung Jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau
merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh
organisasi.
ISO 9001: 2000 bukan merupakan standar
produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang hams dipenuhi oleh
produk (barang dan atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO
9001: 2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap
standar-standar produk. ISO 9001: 2000 hanya merupakan standar sistem manajemen
kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa
produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah
dan keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa
sistem manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar internasional, bukan
produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk
dalam ISO 9001: 2000. Bagaimanapun
diharapkan, biasanya tidak selalu bahwa produk yang dihasilkan dari suatu
sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar).
3.4 Lembaga yang Menangani Sertifikasi
Sistem Manajemen Mutu sebuah Perusahaan di Indonesia
Kehadiran
Lloyd’s Register sebagai lembaga sertifikasi di Indonesia tak lepas dari
sejarah panjang perjalanan dari Lloyd’s Register sejak didirikan di Inggris 251
tahun lalu hingga kini. Lloyd’s Register sendiri didirikan berdasarkan
kebutuhan mendesak para awak kapal, pemilik kapal dan pialang asuransi saat
itu.
Nama
Lloyd’s sendiri diambil dari nama pemilik warung kopi –tempat para kapten
kapal, pialang asuransi, society, dan pemilik kapal— yang bernama Edward Lloyd.
Di warung kopi kalangan atas ini terjadi perbincangan serius tentang
kebingungan para broker asuransi dalam menentukan premi bagi kapal, karena
fluktuasi. Akhirnya karena merasa ada kepentingan bersama antara kapten kapal,
pemilik kapal dan pialang asuransi, maka muncullah ship register. Tiga tahun
kemudian, terbitlah buku yang memuat aturan main standarisasi hingga kini.
Llyod’s Register sendiri terdiri dari divisi marine, transportasi, energi dan
sistem manajemen.
Di
Indonesia Lloyd’s Register Indonesia (LRI) hadir tiga divisi dari empat divisi
yang ada, diantaranya marine, energi dan sistem manajemen. Awal mula di
Indonesia itu divisi marine yang beroperasi sejak jaman penjajahan Belanda.
Dimana kala itu, Lloyd’s Register belum memiliki perwakilan di Indonesia. Namun
kapal-kapal Belanda setelah berlayar ke perairan Indonesia dan tengah melakukan
docking, biasanya orang-orang Lloyd’s Register yang datang. Kemudian baru pada
tahun 1970 resmi ada entitas sampai dengan sekarang. Tahun 1994 LRI membuka
divisi sistem manajemen/LRQA (Lloyd’s Register Quality Assurance). Kemudian di
tahun 1999, Lloyd’s pun membuka divisi energi.
Menurut
Tribudi S Widodo, Business Center Manager Lloyd’s Register Indonesia, sejak
kehadirannya di Indonesia, Lloyd’s mengalami perkembangan yang cukup
signifikan. Selain di Jakarta, LRI juga membuka perwakilan di Surabaya dan
Batam. Umumnya, klien LRI adalah perusahaan galangan kapal. Dimana
perusahaannya untuk sertifikasi ISO 9001/ISO 14000 ditangani oleh divisi LRQA, sementara
sertifikasi kapalnya oleh divisi marine.
Hingga
saat ini, klien LRI tercatat sebanyak 1000 perusahaan. Sementara market share
hanya 5 persen. Meski demikian, bukan berarti tidak menguasai pasar. Menurut
Budi, market share LRI bukan nomor satu atau nomor dua, karena LRI adalah
perusahaan badan sertifikasi yang menganut cut and clean. “Di luar itu kita
tolak, bukannya tidak butuh bisnis, tapi kalau banyak permintaan yang melenceng
dari aturan, kita tidak mau,” tegas orang yang diamanahi untuk menahkodai
Lloyd’s Register Indonesia sejak 2010 lalu.
Uniknya
lagi, Lloyd’s Register tidak dimiliki oleh perseorangan, tapi punya society
atau komite. Termasuk LRI itu 100 persen dimiliki Lloyd Register Group. Karena
berada di Indonesia, maka harus compliance (kesesuaian) dengan Indonesia.
Sehingga semua kelebihan dan keuntungan yang diperoleh Llyod’s akan
dikembalikan lagi untuk kepentingan masyarakat umum. Di tahun 2010 saja,
Llyod’s memberikan dana 10 juta Poundsterling untuk keperluan pendidikan di seluruh
dunia.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dengan
tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus memiliki produk atau
layanan dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai
kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan
yang memiliki sistem manajemen mutu yang handal. Tapi sistem manajemen mutu
hanyalah sebuah alat yang membantu untuk bekerja secara lebih efektif dan
efisien. Ukurlah keberhasilan perusahaan dengan tingkat kepuasan konsumen pada
produk atau layanan yang diberikan, bukan dari keberhasilan untuk mendapatkan
sertifikasi suatu standar sistem mutu tertentu.